Pourquoi et comment remplir la lettre de voiture lors d’un déménagement ?
Passer par des professionnels pour son déménagement offre de nombreux avantages. Vous confiez vos biens à des experts, gagnez du temps, de l’énergie et vous déchargez de nombreuses tâches pénibles.
Il sera par contre nécessaire de remplir un document légal appelé la lettre de voiture. Si celle-ci ne vous dit rien, pas d’inquiétude. Nous vous proposons justement de comprendre ce dont il s’agit, son utilité et comment bien la compléter pour un déménagement en toute sérénité.
1. Qu'est-ce qu'une lettre de voiture ?
Il s’agit d’une lettre qui indique officiellement que tel prestataire est autorisé à transporter vos biens durant un laps de temps bien défini.
La lettre de voiture s’avère ainsi obligatoire si vous sollicitez des professionnels pour votre déménagement. Libre à vous de choisir de remplir ce document, ou de laisser votre déménageur le faire, et contrôler ensuite l’exactitude des informations. C’est d’ailleurs généralement ce professionnel qui remplit la lettre de voiture dans la plupart des cas.
Ce document comportera les éléments suivants :
La lettre effective où sont mentionnées les informations pratiques (vos coordonnées et celles du professionnel), le mode de transport, le volume d’objets transportés, le numéro de devis du déménageur et le coût de sa prestation.
Y seront également indiquées la valeur déclarée des biens transportés (pour l’assurance, notamment) ainsi que les dates de début et de fin du déménagement. Ce dernier peut en effet s’étaler sur plusieurs jours s’il concerne des grands espaces ou qu’il y a beaucoup de distance à parcourir.
La fiche d’instruction appelée aussi la fiche de travail. C’est sur cette fiche que l’on trouvera la liste des équipements utilisés pour le déménagement, ou encore celle des personnes qui composent l’équipe de déménagement. Si la lettre de voiture indique les dates de celui-ci, la fiche d’instruction permet quant à elle de connaître les heures précises de chargement et déchargement des biens concernés.
La déclaration de fin de travail qui indique que tout a bien été réalisé. Ce document est utile si vous souhaitez effectuer un recours en cas de détérioration des biens au cours du transport ou de la manutention.
La lettre de voiture s’établira en deux exemplaires : l’un pour vous et l’autre pour votre déménageur. Durant tout le transport, ce professionnel gardera la lettre de voiture accessible dans son véhicule en cas de contrôle sur la route.
Ce qui nous amène à notre second point : à quoi sert cette fameuse lettre de voiture, concrètement ?
2. Pourquoi est-ce nécessaire de remplir la lettre de voiture de son déménagement ?
Remplir la lettre de voiture est tout d’abord une obligation légale. Il ne s’agit cependant pas d’une simple formalité administrative. Le but principal de la lettre de voiture est de vous couvrir en cas de dommage.
C’est d’ailleurs pour cela qu’elle indiquera le volume et la valeur des biens transportés par les déménageurs, de même que les dates et heures précises de cette prestation.
Ainsi, s’il y a le moindre problème, vous pourrez faire valoir votre droit à être indemnisé en conséquence. Le signalement sera à reporter dans le bulletin de travail.
La lettre de voiture est également importante pour les déménageurs eux-mêmes. En cas de contrôle, ils pourront ainsi prouver qu’ils sont bien habilités à transporter vos biens, en tant que prestataires professionnels du déménagement.
Enfin, ce document vous permet de bien vous assurer que vous confiez votre déménagement et vos biens à des prestataires de confiance. Un moyen supplémentaire de vérifier le sérieux et la rigueur du professionnel sollicité.
3. Comment remplir une lettre de voiture en cas de dommages ?
Comme nous venons de le voir, la lettre de voiture vous permet d’être indemnisé en cas de mobilier endommagé. Si tel était le cas, voici comment procéder pour faire valoir votre demande d’indemnisation.
Après avoir constaté une casse ou détérioration au moment de déballer vos affaires, indiquez le sinistre dans le bulletin de livraison de la lettre de voiture. Plus exactement, cette mention sera à reporter dans la partie « observations du client » après avoir coché la case « mobilier reçu avec réserves ».
Détaillez-y alors les dommages constatés le plus précisément possible. Pour appuyer votre demande, n’hésitez pas à photographier les biens endommagés.
Si les lieux ont, eux aussi, été endommagés au cours du déménagement (ex : un meuble a abîmé la rampe d’escalier de l’immeuble), précisez-le également dans cette partie de la lettre de voiture. Dans le cas où il s’agit d’une partie commune d’un immeuble, vous ne serez ainsi pas tenu responsable du sinistre.
Validez ensuite ce document auprès du déménageur en y apposant vos deux signatures. Vous disposez alors de 10 jours suivant ce constat pour faire parvenir au déménageur par courrier recommandé les observations concernant ce sinistre.
Attention, toute dégradation constatée ultérieurement ne sera pas recevable pour votre demande d’indemnisation.
Une fois ce courrier reçu par l’entreprise de déménagement, celle-ci fera le transfert à l’assurance pour entamer votre démarche d’indemnisation.
Le montant de cette dernière sera fonction de la valeur déclarée des biens dans la lettre de voiture. D’où l’importance de bien prendre le temps de la remplir et d’y vérifier toutes les informations renseignées avant de la signer.
