Libérez vos locaux. Gardez le contrôle sur vos archives.
Documents réglementaires, dossiers clients, archives comptables, contrats, dossiers médicaux… YouStock prend en charge l’intégralité de votre gestion d’archives.
Confidentialité garantie. Conformité assurée. Accès sous 48h.
Vos archives encombrent vos locaux. Elles exposent aussi votre entreprise.
Des dossiers entassés dans des placards, des salles de réunion transformées en zones de stockage, des documents introuvables quand on en a besoin, des archives conservées au-delà de leur durée légale par manque de suivi… La gestion des archives professionnelles est l’une des tâches les plus chronophages et les plus risquées pour les cabinets et entreprises qui la gèrent en interne.
Au-delà du simple désordre, une mauvaise gestion des archives expose votre structure à des risques réels : non-conformité RGPD, violation de la confidentialité, perte de documents réglementaires, sanctions en cas de contrôle.
YouStock externalise l’intégralité de votre gestion d’archives. Vos documents sont en sécurité, accessibles quand vous en avez besoin et détruits dans les règles quand leur durée légale est écoulée.
Une gestion d’archives professionnelle, de la collecte à la destruction certifiée
De l’enlèvement de vos boîtes d’archives à la restitution de vos documents à la demande, YouStock prend en charge chaque étape avec la rigueur qu’exige la confidentialité de vos dossiers.
Audit & plan de classement
Collecte & enlèvement sur site
Indexation & référencement numérique
Stockage sécurisé & confidentiel
Restitution à la demande sous 48h
Destruction certifiée & traçable
Nos experts analysent vos volumes, vos catégories de documents et vos obligations réglementaires pour vous soumettre une proposition sur-mesure.
Trois raisons d’externaliser vos archives dès maintenant
1. Libérez vos locaux des archives qui n’ont rien à y faire
Dans un cabinet d’avocats, d’experts-comptables ou d’architectes, chaque mètre carré compte. Des dossiers archivés qui occupent vos salles de réunion, vos couloirs ou vos placards, c’est autant d’espace perdu pour votre activité – et souvent, autant de documents exposés à des risques de confidentialité que vous n’avez pas anticipés.
Collecte sur site sans perturbation
Inventaire photo en ligne
Stockage sécurisé confidentiel
2. Détruisez vos archives expirées dans les règles, sans risque et sans effort
Conserver des documents au-delà de leur durée légale de conservation expose votre structure à des risques RGPD et réglementaires significatifs. Mais organiser soi-même la destruction de documents confidentiels, en garantissant leur inviolabilité jusqu’au bout, est une opération complexe que peu de structures maîtrisent réellement.
Traçabilité jusqu’à la destruction
Destruction confidentielle certifiée
Recyclage responsable
3. Accédez à vos archives en quelques clics, sans vous déplacer
Des archives externalisées inaccessibles, ce n’est pas une solution, c’est un problème supplémentaire. Un dossier client à retrouver en urgence pour une audience, une pièce comptable réclamée lors d’un contrôle fiscal, un contrat à produire pour un litige… Vos archives doivent être aussi accessibles que si elles étaient dans votre bureau.
Restitution physique sous 48h
Numérisation à la demande
Gestion des durées légales
Ils nous ont confié la gestion de leurs archives
Externalisez vos archives sans perdre le contrôle sur vos documents
Documents introuvables après le transfert, perte de traçabilité sur les dossiers confidentiels, accès compliqué en cas d’urgence… Ces craintes sont légitimes. Avec la bonne méthode, externaliser ses archives est bien plus simple et bien plus sécurisé qu’une gestion interne approximative. Découvrez comment réussir cette transition grâce à notre guide et checklist dédiés.
Au-delà des archives, YouStock gère l’ensemble de vos flux
Questions fréquentes — Stockage et gestion d'archives pour entreprises et cabinets professionnels
YouStock prend en charge tous types d’archives professionnelles : dossiers clients et contrats, documents comptables et fiscaux, dossiers juridiques et réglementaires, documents RH, dossiers médicaux, plans et maquettes d’architectes, archives techniques et brevets. Chaque catégorie de documents fait l’objet d’un traitement adapté à sa nature et à ses exigences de confidentialité. Pour comprendre comment optimiser l’externalisation de vos archives selon votre secteur d’activité, consultez notre article sur l’externalisation de la gestion de vos archives.
La confidentialité est au cœur de notre dispositif pour les archives professionnelles. Vos documents sont stockés dans des espaces à accès restreint : seules les personnes explicitement habilitées par votre structure peuvent demander l’accès à vos archives. Nos entrepôts sont équipés d’un système de vidéosurveillance 24h/7j, d’un contrôle d’accès par badge et d’une protection anti-intrusion. Chaque mouvement de document est tracé et consigné dans votre tableau de bord. Nous opérons dans le strict respect du RGPD et pouvons signer un accord de confidentialité spécifique si votre activité le requiert.
Depuis votre espace personnel, vous soumettez une demande de restitution en précisant la référence du dossier ou du document. Nos équipes le localisent dans nos entrepôts et vous le restituent sous 48h par livraison à l’adresse de votre choix. Pour les urgences absolues (audience imminente, contrôle fiscal inopiné) nous proposons également un service de numérisation express : votre document est scanné et transmis par voie sécurisée dans les plus brefs délais. Contactez nos experts pour définir votre protocole d’accès d’urgence.
Lors de l’indexation de vos archives, nous renseignons pour chaque dossier sa durée légale de conservation selon sa catégorie : 3 ans pour les documents comptables courants, 10 ans pour les livres comptables, 5 ans pour les contrats commerciaux, 30 ans pour certains documents juridiques… Votre tableau de bord vous alerte automatiquement lorsqu’un dossier approche de son échéance. Vous validez la destruction ou le prolongement de conservation en un clic, sans risque d’oubli ni de non-conformité.
Oui. Nos équipes procèdent à la destruction sécurisée et irréversible de vos archives selon les normes en vigueur. Chaque opération de destruction donne lieu à l’émission d’un certificat officiel que vous conservez comme preuve de conformité en cas de contrôle RGPD ou réglementaire. Les matériaux issus de la destruction sont recyclés dans le respect de l’environnement, avec un bordereau de recyclage disponible pour votre reporting RSE.
Nos entrepôts sont situés en périphérie de Paris, Lyon, Nice, Bordeaux et Marseille, ainsi qu’à Monaco, Bruxelles et Londres. Nous intervenons pour la collecte et la restitution sur l’ensemble de ces zones, avec des délais garantis. Pour les structures multi-sites, nous coordonnons la collecte simultanée sur plusieurs adresses depuis un seul interlocuteur dédié.